In vielen Fällen verlangen die für die Anerkennung zuständigen Stellen, dass Sie beglaubigte Kopien oder beglaubigte Übersetzungen Ihrer Ausbildungsnachweise etc. vorlegen, oder Ihre Abschlusszeugnisse oder sonstige Urkunden mit einer Legalisation oder „Haager Apostille“ etc. versehen lassen. Die für die Anerkennung zuständigen Stellen haben bei der Frage der Beglaubigungen in vielen Fällen einen großen Entscheidungsspielraum und Sie sollten sich daher möglichst genau erkundigen, welche Beglaubigungen verlangt werden. Hier möchten wir einige allgemeine Informationen zu verschiedenen Arten von Beglaubigungen geben.

Beglaubigte Kopien können Sie bei den zuständigen deutschen Behörden bzw. Auslandsvertretungen oder von in Deutschland zugelassenen Notaren erstellen lassen. Wenn Sie persönlich für die Beantragung der Anerkennung bei der zuständigen Behörde vorsprechen, ist es häufig auch ausreichend, die Originale gemeinsam mit normalen Kopien der entsprechenden Urkunden vorzulegen. In sonstigen Fällen ist es in der Regel am einfachsten und preiswertesten, sich die notwendigen beglaubigte Kopien bei den sog. Bürgerämtern zu besorgen. Die Adressen und Öffnungszeiten der Bürgerämter finden Sie auf den Webseiten der Gemeinde (Stadt/Landkreis) in der Sie wohnen.

Beglaubigte Übersetzungen sollten Sie (wenn möglich) von in Deutschland beeidigten Übersetzern erstellen lassen. Im Ausland angefertigte beglaubigte Übersetzungen werden von den Anerkennungsbehörden teilweise nicht akzeptiert. Beeidigte Übersetzer an Ihrem Wohnort können Sie z. B. über die Webseite des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer e. V. (www.bdue.de > Suche nach Übersetzern/Dolmetschern > beeidigte Übersetzer) finden.

Eine Legalisation muss bei einer Deutschen Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) in dem Staat beantragt werden, in dem die entsprechende Urkunde ausgestellt wurde. In den meisten Fällen verlangen die deutschen Auslandsvertretungen für die Legalisation eine „Vorbeglaubigung“ bzw. „Überbeglaubigung“ durch die jeweils zuständigen Behörden im Herkunftsstaat. In der Regel müssen Sie daher die entsprechenden Urkunden zunächst von einer oder mehreren Behörden in Ihrem Herkunftsstaat beglaubigen lassen, bevor Sie eine Legalisation bei einer deutschen Auslandsvertretung bekommen können. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amts (www.auswaertiges-amt.de > Konsularischer Service > Urkunden und Beglaubigungen > Internationaler Urkundenverkehr) und auf den Webseiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretungen (www.auswaertiges-amt.de > Länder, Reisen und Sicherheit > Deutsche Auslandsvertretungen).

In einigen Staaten (z. B. Aserbaidschan, Usbekistan, Tadschikistan, Turkmenistan) haben die deutschen Auslandsvertretungen bzw. das Auswärtige Amt die Legalisation von Urkunden ausgesetzt, da eine hohe Zahl von Fälschungen vermutet wird. Die für die Anerkennung zuständigen Stellen können bei Abschlusszeugnissen und sonstigen Urkunden aus diesen Ländern stattdessen die Durchführung eines aufwändigen individuellen Prüfungsverfahrens durch die deutschen Auslandsvertretungen verlangen („Prüfung von Urkunden im Rahmen der Amtshilfe“). Im Rahmen dieses Prüfungsverfahrens werden die entsprechenden Dokumente im Original von den für die Anerkennung zuständigen Stellen in Deutschland an die jeweiligen deutschen Auslandsvertretungen gesandt und im Herkunftsstaat mithilfe externer sog. Vertrauensanwälte auf ihre inhaltliche Richtigkeit überprüft. Die Kosten für die Überprüfung betragen i. d. R. mehrere hundert Euro und müssen von den Antragstellern im Voraus bezahlt werden. Die Prüfung dauert meistens mehrere Monate. Weitere Informationen über dieses Verfahren können Sie ebenfalls auf der Webseite des Auswärtigen Amts und der jeweiligen Auslandsvertretungen (s. o.) finden.

Bei Urkunden (Dokumenten) aus Staaten, für die im Verhältnis zu Deutschland das „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ gilt (u. a. Armenien, Belarus, Estland, Kasachstan, Russische Föderation), wird die Legalisation durch eine sog. Haager Apostille der zuständigen Behörde im Herkunftsstaat ersetzt. Für Abschlusszeugnisse oder sonstige Urkunden aus diesen Staaten muss daher statt der Legalisation durch eine deutsche Auslandsvertretung eine Apostille bei der zuständigen Behörde des Staates beantragt werden, in dem die entsprechende Urkunde ausgestellt wurde. Die Adressen der für die Ausstellung der Haager Apostille zuständigen Behörden in den einzelnen Vertragsstaaten können Sie auf der Webseite der „Hague Conference on Private International Law“ (www.hcch.e-vision.nl > Specialised sections > Apostille section) finden. Weitere Informationen zur Erteilung der Apostille sind wiederum über die Webseite des Auswärtigen Amts und der jeweiligen Auslandsvertretungen (s. o.) abrufbar.

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